Fenerbahçe Kulübü, toplanan imzaların teslimi, korunması, sayılması ve raporlanması süreçleri hakkında önemli bir açıklama yaptı.
Sarı-lacivertli kulübün açıklamasında şu ifadelere yer verildi;
“Kulübümüz, ilgili tüzük hükümleri doğrultusunda, seçimli olağanüstü genel kurul toplantısı talebine yönelik olarak noter aracılığıyla Kulübümüze iletilecek beyannamelerin teslim, kontrol, iletişim ve sonuç raporu aşamalarına ilişkin iş akış planı aşağıda belirtilmiştir.
1. TESLİM SÜRECİ
1.1. Seçimli olağanüstü genel kurul çağrısına yönelik beyannameler, Kulübümüze dört farklı yöntemle teslim edilebilecektir.
Bu yöntemler şunlardır;
(i) Noter aracılığıyla posta yoluyla teslim,
(ii) Yüksek Divan Kurulu tarafından teslim,
(iii) Bireysel olarak şahsen teslim ve
(iv) Toplu teslim şeklinde sınıflandırılabilir.
1.2. Beyannameler, gün içerisinde saat 09.00 ile 21.00 arasında teslim alınacaktır.
1.3. Toplu teslim ile getirilen beyannameler, Üye İlişkileri, Hukuk Birimi ve İdari İşler Birimi’nden yetkili personel ile Yüksek Divan Kurulu tarafından görevlendirilecek bir kurul üyesi tarafından ortaklaşa alınacaktır.
1.4. İmzaların toplu teslimi sırasında, teslimatı gerçekleştiren kişilerden, beyanname veren üyelere ait bilgilerin yer aldığı bir Excel listesinin hem basılı olarak teslim edilmesi, hem de dijital ortamda Genel Sekreterlik e-posta adresine gönderilmesi istenecektir.
Excel listesinde, beyanname veren üyelerin T.C. Kimlik Numarası, ad-soyadı, üye numarası, yevmiye numarası ve beyannameyi verdikleri noter bilgileri eksiksiz olarak yer almalıdır.
1.5. Teslim alınan beyannameler ve ekli Excel listesi, taraflarca imzalanacak bir teslim tutanağı ile birlikte tek tek kontrol edilerek resmi olarak kayıt altına alınacaktır.
1.6. Beyannamelerin toplu teslim alım aşamasında, Excel listesi ile beyannameler karşılaştırılarak şekli kontrol (ad-soyad, beyanname sayısının doğruluğu) gerçekleştirilecektir. Beyannamelerin geçerli veya geçersiz oluşu, teslim anında değil, daha sonra yapılacak detaylı kontrol sırasında belirlenecektir.
1.7. Beyannamelerin toplu şekilde teslim alınması sırasında evrak kayıt numarası verilmesi, beyanname sayısının fazlalığı nedeniyle fiili imkânsızlık oluşturacağından, evrak kayıt numarası teslim anında verilemeyecektir.
1.8. Ön kontrol süreci tamamlandıktan sonra, her bir beyanname için Bilgi-Belge Birimi tarafından noter tasdikli olarak düzenlenen evrak kayıt defterine kaydedilerek evrak kayıt numarası verilecektir.
1.9. Beyannamelerin doğrudan veya Yüksek Divan Kurulu aracılığıyla Genel Sekreterliğe teslim edilmesi konusunda herhangi bir uygulama farkı bulunmamaktadır. Yukarıda belirtilen protokol, her iki teslim yöntemi için de geçerli olacaktır.
2. KONTROL SÜRECİ
2.1. Teslim alınan beyannameler, Üye İlişkileri Birimi’ne ait arşiv odasında güvenli bir şekilde saklanacaktır. Beyannamelerin güvenliği, arşiv odasında hem ses hem de görüntü kaydı ile 24 saat kesintisiz olarak KVKK hükümlerine uygun şekilde sağlanacaktır.
2.2. Kulüp Genel Sekreterliği tarafından evrak kaydı yapılan imza beyannameleri, bir tutanak eşliğinde Sicil Kurulu’na iletilecektir.
2.3. İmza beyannamelerinin kontrolü Sicil Kurulu tarafından gerçekleştirilecektir.
2.4. Beyannamelerin kontrol sürecinde, üyelik bilgileri ve noter kaydı detaylı bir şekilde incelenecektir.
2.5. Sicil Kurulu, gerekli denetlemeleri tamamladıktan sonra elde edilen raporu Yönetim Kurulu’na sunmak üzere Genel Sekreterliğe teslim edecektir.
3. İLETİŞİM SÜRECİ
3.1. Teslim edilen imza beyannamelerine dair kamuoyu bilgilendirmesi Genel Sekreterlik tarafından yapılacaktır.
3.2. Üye İlişkileri Birimi, beyanname vermiş olan üyelere, teslimat süreciyle ilgili bilgilendirme ve evrak kayıt numarası SMS aracılığıyla iletecektir.
3.3. İmza beyannamelerinde geçersizlik durumu söz konusu olduğunda (TCKN, üye numarası, ad-soyad hatası vb.), üye/üyeler kayıtlı telefonları üzerinden aranarak iletişime geçilecektir.
3.4. Olağanüstü Genel Kurul çağrı süreci ile ilgili beyanname teslimleri sonrası gelebilecek soru ve bilgi taleplerine Genel Sekreterlik tarafından yanıt verilecektir.
4. RAPORLAMA SÜRECİ
4.1. Oluşturulacak sonuç raporunda;
– TCKN
– Üye No
– Adı Soyadı
– Noter Bilgisi
– Yevmiye No
– Tebliğ Tarihi
– Durum (Geçerli-Geçersiz)
– Açıklama
– Teslim Şekli
Bilgilerine yer verilecektir.
4.2. Raporun özet bölümünde ise;
– Toplam imza sayısı
– Geçerli imza sayısı
– Geçersiz imza sayısı
– Geçersiz imzaların geçersizlik nedenleri açık ve net bir şekilde belirtilecektir.”
